Sambutan Ketua Panitia Tanpa Persiapan

Pidato sambutan ketua panitia selalu kita jumpai dalam acara-acara tertentu yang biasanya selalu dilakukan di awal.

Hal ini menjadi suatu mata acara wajib yang selalu ada di setipa seperti seminar, pelatihan, perayaan hari besar, pernikahan, perayaan khusus, dsb.

Orasi ini cukup unik karena terkadang dilakukan tanpa persiapan sama sekali.

Anda sebagai ketua mungkin saja tiba-tiba diminta untuk memberikan sambutan ketua panitia di acara tertentu dan sebagai seorang pemimpin wajib bisa..

Bagi Anda yang sudah terbiasa memberikan sambutan pasti mudah saja melakukannya, tetapi bagi yang belum pernah melakukannya pasti timbul masalah.

Mau bicara saja sudah bingung, tambah lagi harus mengatasi rasa grogi bicara di depan umum. Lengkaplah sudah penderitaan.

Kata orang, percaya diri dulu yang penting maka bicara akan mengalir dengan sendirinya.

Saya sangat setuju dengan hal ini. Percaya diri kuncinya. Namun, tiba-tiba tercetus ide untuk mencari tahu ada tidak metode yang baik untuk memberikan sambutan.

Langsung saja surfing di internet. Aha… ternyata ada.

Sambutan Ketua Panitia Yang Umum 

Pidato sambutan, dari beberapa sumber yang saya baca, sebenarnya adalah semacam pidato singkat yang sebaiknya memenuhi struktur berikut: ada bagian pembuka, ada bagian isi dan ada bagian penutup agar sambutan bisa baik dan berkesan.

Pembukaan: memberikan pembukaan sambil memberikan “attention getting” ke audiens.

Isi Materi: memberikan detail penjelasan atas tema dan manfaatnya.

Penutup: memberikan kesimpulan dan ajakan aksi kepada audiens.

Sambutan bisa saja disampaikan dengan naskah atau tanpa naskah, tetapi struktur sebaiknya harus lengkap.

Sebagai ilustrasi, saya ingin memberikan contoh pendek sambutan seorang ketua panitia di suatu acara safety talk dengan tema “Kesehatan Ginjal” berikut ini:

Ilustrasi Metode Umum

(Pembukaan) Assalamu alaikum Wr. Wb. terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk saya. Pertama-tama saya ucapkan selamat datang kepada Ibu Dokter dan terima kasih telah menyempatkan waktunya untuk hadir dan memberikan presentasi di safety talk perusahaan kami. Terima kasih juga untuk kehadiran teman-teman kerja semua.

(Isi materi) Seperti kita sama-sama ketahui, safety talk adalah program bulanan di perusahaan kita yang ditujukan untuk selalu memberikan penyegaran dan meningkatkan perhatian dari teman-teman sekalian akan pentingnya keselamatan dan kesehatan kerja. Materi perihal kesehatan ginjal saat ini sangat bagus sekali. Saya yakin materi ini sangat berguna untuk kita semua.

(Penutup) Mari sama-sama kita berikan perhatian untuk mendengarkan penjelasan dari Dokter. Semoga kita bisa mengambil manfaat dan mempraktekkan cara-cara baik untuk menjaga ginjal kita agar tetap sehat. Terima kasih. Assalamu Alaikum Wr. Wb.

Sambutan Ketua Dengan Metode P.R.E.P

Sambutan seperti diatas sudah oke sebenarnya.

Namanya juga sambutan, kita bebas mau menyampaikan apa yang penting relevan dengan acara. Namun, ada metode lain bisa kita gunakan agar sambutan kita menjadi lebih baik.

Ada lebih dari 2 metode yang bisa kita gunakan, tetapi saya sangat suka belajar dan menggunakan satu metode saja yakni metode P.R.E.P.

Metode ini bisa kita gunakan pada acara apapun bila terpaksa kita harus memberikan sambutan meskipun tanpa persiapan.

Metode P.R.E.P merupakan singkatan dari Point, Reason, Example, Point. Metode ini menyajikan kerangka sambutan sebagai berikut: 

Point: menyampaikan tema awal Anda (pembukaan)

Reason: menjelaskan alasan Anda memilih tema tersebut (isi materi)

Example: memberikan tambahan penjelasan atau contoh atau penjelasan detail atas alasan tema Anda (isi materi)

Point: memberikan suatu kesimpulan dan ajakan aksi (penutup)

Ilustrasi Metode P.R.E.P

Sebagai Ilustrasi, sambutan ketua panitia tadi diatas bisa dikembangkan dengan metode P.R.E.P menjadi sebagai berikut:

(Point) Assalamu alaikum Wr. Wb. terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk saya. Selamat datang dan terima kasih atas kesediaan Dokter untuk hadir dan memberikan presentasi kali ini. Terima kasih juga kepada teman-teman kerja semua yang bersedia untuk hadir pada safety talk kali ini yang akan menyajikan tema perihal “Kesehatan Ginjal”.

(Reason) Seperti teman-teman tahu, ginjal sehat adalah angurah dari Maha Pencipta yang harus kita jaga selalu sama seperti kita menjaga jantung, hati atau paru-paru.

(Example) Ginjal sehat akan bekerja baik untuk menyaring sampah di dalam tubuh dan mengeluarkannya dari dalam tubuh. Orang bilang kita harus teratur minum setiap hari untuk menjaga ginjal kita agar tetap sehat. Menjaga makan-makanan tertentu, tidak banyak minum soda dan lain sebagainya. Namun, apakah benar demikian kata orang itu? Saya yakin jawabannya bisa kita dapatkan dari presentasi yang akan disampaikan Dokter hari ini.

(Point) Mari sama-sama, kita berikan perhatian untuk mendengar penjelasan dari Dokter. Semoga kita bisa mengambil manfaat dan mempraktekkan cara-cara baik untuk menjaga ginjal kita tetap sehat. Terima kasih sekali lagi. Assalamu Alaikum Wr. Wb.

Kesimpulan

Dari kedua ilustrasi diatas, kita bisa lihat bahwa kunci utama ada di tema.

Kita harus cepat menangkap tema dari suatu acara bila tiba tiba dipaksa untuk memberikan sambutan.

Dari situ, kita kembangkan temanya menjadi suatu cerita. Tidak perlu tegang teman-teman santai sajalah.

Kita bicara untuk memberikan  sambutan bukan berbicara dalam ajang kompetisi. Lambat laun, kita akan terbiasa untuk cepat menangkap tema dan bercerita.

Sambutan yang baik hendaknya bisa membangun “commond ground” dan menempatkan audiens dalam kesetaraan.

Dalam contoh di atas, sang ketua panitia selalu membangun commond ground dengan penggunaan kalimat:

“Seperti yang sudah sama-sama kita ketahui…” atau “seperti teman-teman tahu….“. Hal ini akan membuat audiens merasa dihargai dan selanjutnya membuka diri untuk mulai memberikan perhatian.

Sambutan baik bagaimana pun tidak akan diingat bila kita tidak menutupnya dengan baik.

Penutup yang baik adalah yang bisa memberikan “call to action” mengajak audiens melakukan aksi tertentu.

Dalam contoh diatas, Sang ketua panitia selalu menggunakan kalimat, “Mari sama-sama kita….“, untuk mengajak audiensnya bersedia memberikan perhatian lebih ke presentasi selanjutnya.

Hindari kalimat penutup negatif yang justru memberikan kesan berbeda dengan maksud kita sesungguhnya.

Contoh: “Semoga saudara-saudara tidak bosan mengikuti acara ini” atau “semoga saudara-saudara tidak mengantuk“.

Kalimat ini justru akan membuat audiens mengira bahwa acara akan membosankan dan membuat ngantuk daripada memberikan atensi lebih.

Demikian teman-teman, cara singkat memberikan sambutan yang baik. Silahkan memberikan tanggapan atau menambahkan serta men-share tulisan kali ini.

Dan, apakah para sahabat sudah tahu teknik yang dikenal dengan sebutan call back untuk memulai suatu sambutan?

Bila tertarik ingin mengetahui teknik tersebut lebih lanjut bisa Anda baca.

Baca juga : Teknik Call Back

Terima kasih. Semoga berkenan.